Rady a Tipy

Jestliže jsou vaše pracovní dny přinejmenším hektické, pak je nanejvýš důležité udržovat systém ukládání dokumentů aktuální. Může to znít paradoxně, ale opravdu je to důležité. Když máte hodně práce a málo času, neměli byste ztrácet čas hledáním dokumentů.

Udržování pořádku na pracovním stole hodně přispívá ke snížení hladiny stresu. Pokud se vám před očima vrší stohy papírů, budete se cítit stísněně a nedokážete se jasně soustředit. Pomyslete také na čas, který ušetříte, když budete mít rychlý přístup k potřebným dokumentům, ať už papírovým či elektronickým.

Organizace pracovního stolu

Jediné dokumenty, které by vám měly ležet na stole, jsou ty, které právě potřebujete k práci. Všechno ostatní by mělo být uloženo vedle stolu či za ním v závěsném systému ukládání nebo v pořadačích Leitz.

V případě systémů závěsného ukládání dokument jednoduše vložíte do kapsy a stejně tak snadno ho zase vyndáte. Tento systém je velmi flexibilní, což vysvětluje, proč se v současné době používá ve většině kanceláří.

Systém pořadačů se hřbety, které lze jednoduše opatřit atraktivními štítky pomocí aplikace Easyprint, nabízí uživatelům vynikající přehled a rychlý přístup. Rozlišovací listy v pořadači umožňují efektivní oddělování a seskupování dokumentů. A díky jedinečnému pákovému mechanismu lze listy snadno vkládat či vyndávat dle potřeby.

Můžete také uspořádat procesy spojené s rozvrhy a poradami za použití denních a měsíčních rozlišovačů v sadě Leitz Appointment. Dokončené procesy by ideálně měly být přesunuty do archivu.

Nabízíme mnohem více skvělých řešení pro téměř každou organizační výzvu – například desky Active pro použití mimo kancelář.

Organizace počítače

Pro každý projekt byste si měli založit složku či podsložku, kam budete ukládat všechny příslušné údaje. Velmi důležité je také stanovit si praktickou a efektivní strukturu souborů a dat. Při pojmenovávání souborů zvolte takové názvy, které vám přesně řeknou, co soubor obsahuje, aniž byste ho museli otevírat. Když k názvu souboru přidáte datum – rok, měsíc a den – automaticky získáte přehled všech verzí souboru v chronologickém pořadí. Na první pohled poznáte, který soubor je aktuální.

Soubory, které už pravidelně nepotřebujete, protože daný projekt byl dokončen, můžete jednou provždy archivovat – jednoduše je přesuňte na externí pevný disk nebo vypalte na DVD.

Pomocí vhodně navrženého systému ukládání zvládnete i každodenní záplavu e-mailů. Pro každý aktuální projekt si ve schránce prostě založte podsložku. E-maily, které už jste vyřídili, jednoduše přesunete do příslušné složky. Nedůležité e-maily můžete okamžitě smazat. Pomocí tohoto přístupu si z e-mailů ve schránce můžete vytvořit seznam úkolů a přitom mít přehled o rozpracovaných projektech.

Zákonem stanovená doba archivace

Většina států má předpisy týkající se doby uložení obchodních dokumentů. V dnešní době elektronické komunikace se tyto předpisy nevztahují jen na papírové dokumenty. Většinu důležitých dokumentů a souborů lze rovněž archivovat v elektronické podobě. Dejte pozor, abyste e-maily po určité době jednoduše nesmazali. Měly by být rovněž uloženy do elektronického archivačního systému – ať už na DVD nebo externím pevném disku – který je přehledně uspořádaný a technologicky aktuální.