Rady a Tipy
Porada týmu
Porady týmu jsou často vnímány jako demotivační, neefektivní, rušivá
ztráta času. Je to něco, co je třeba překousnout a mít to z krku,
přemýšlení o všech věcech, které jste mohli udělat za ten ztracený čas.
Cynicky řečeno: hodně lidí udělá málo práce.
Ale ještě existuje jedno přísloví, které se hodí na porady týmu perfektně: čas jsou peníze. Konec konců, na těchto poradách je velký počet dobře placených odborníků.
Pravidelné porady jsou vlastně důležité, protože každý v týmu musí být stejně dobře informován, aby nikdo nepokračoval zbytečně špatnou cestou. Porada šetří čas, i když je tolik práce, že skutečně nemáte čas – nebo skutečně z tohoto důvodu.
Porady týmu jsou ve skutečnosti velmi efektivní: řeknete něco jen jedenkrát a každý je okamžitě informován. Když všechno uvážíme, měli byste z dobré porady odcházet s pocitem, že to, co se projednalo, je třeba realizovat.
Ale proč je to jen vzácný případ? Co dělá dobrou poradu dobrou?
Ale ještě existuje jedno přísloví, které se hodí na porady týmu perfektně: čas jsou peníze. Konec konců, na těchto poradách je velký počet dobře placených odborníků.
Pravidelné porady jsou vlastně důležité, protože každý v týmu musí být stejně dobře informován, aby nikdo nepokračoval zbytečně špatnou cestou. Porada šetří čas, i když je tolik práce, že skutečně nemáte čas – nebo skutečně z tohoto důvodu.
Porady týmu jsou ve skutečnosti velmi efektivní: řeknete něco jen jedenkrát a každý je okamžitě informován. Když všechno uvážíme, měli byste z dobré porady odcházet s pocitem, že to, co se projednalo, je třeba realizovat.
Ale proč je to jen vzácný případ? Co dělá dobrou poradu dobrou?
Příprava
Každé pondělí ráno přijdete společně. Nikdo se na diskuzi nepřipravuje. Neexistuje žádný program, tak nikdo neví, co je třeba projednat – často ani sám šéf. Není se tedy čemu divit, že jediným výsledkem je znechucení. Jak lze situaci vylepšit?
• Před schůzkou vytvořte agendu
• Seřaďte body programu podle jejich důležitosti a zaměření porady. Je čistě informativní? Je to jen o výměně nápadů? Nebo je třeba učinit rozhodnutí?
• Nyní může poměrně snadno sestavit časový rozvrh pro každý bod – a tak také udat, kdy má porada skončit. Témata relevantní pouze pro určitého člena týmu se nechají nakonec porady, aby se nezdržoval někdo, kdo potřebuje skončit, a tak tam nemusí nikdo znuděně sedět.
• Před poradou obdrží všichni členové týmu program a potřebné podklady pro diskuzi. Každý má pak možnost po vymezenou dobu navrhnout další body k projednání.
• Když se přidají nové body, každý obdrží před jednáním aktualizovanou verzi programu.
Nyní se může každý na poradu připravit, díky tomu je porada informativní a účelná. Nikdo odtamtud nebude odcházet s tím, že nevěděli, co se bude probírat, nebo že neměli podklady.
Nestačí jen poslat stanovený program? Ne! Tým může mít pocit, že nesmí nic říct nebo že jsou převálcovaní. Může to budit dojem, že mají projednat triviální témata, zatímco skutečně naléhavé záležitosti se nikdy neprojednají.
Je také důležité, aby se pro poradu vybral správný čas, což ostatně přispívá k jejímu úspěchu. Když každý neustále sleduje hodinky, protože pracovní doba už dávno skončila, velmi to ruší, jako když každý neustále zívá, protože je brzy ráno. Naopak pokud má být diskuze perfektní, včasný konec dne nebo týdne – s nějakými chutnými překvapivými lahůdkami a nápoji – stačí, aby se těšili na další ...
Předseda
Porada potřebuje dobrého předsedu, protože
• někdo musí zajistit, že každý má možnost promluvit, když má co říci. A zastavit ty, co nemají, co říci, a jen opakují to, co už bylo až do nejmenšího detailu projednáno – začínají obávaným „Jak už kolega řekl …“
• někdo musí zajistit, že diskuze zůstane férová a faktická, a že nikdo nikoho nesekýruje.
• někdo musí být odpovědný za dosažení cílů každého bodu – získání informací, diskuze a rozhodnutí, které zahrnují – a vést diskuze podle toho. Pokud je čistě informativní, diskuze není potřeba. Pokud je o výměně názorů, není třeba dosáhnout shody. Pokud je třeba dospět k rozhodnutí, musí se výsledek jasně zaznamenat, aby nedošlo k nedorozumění.
• někdo musí sledovat čas. Pokud je na každý bod vyměřen čas, je jej třeba dodržet. Pokud je třeba, aby porada skončila v určitou dobu, každý musí být v tu dobu připraven – nelze nechat polovinu programu neprojednanou.
Všechny tyto úkoly má na starosti předseda. Je velmi důležité, aby byla tato osoba připravená, aby se dosáhlo úspěšného konce porady. Předseda musí vědět, co je co – což je možné pouze tehdy, pokud je dobře informovaný. Jediný způsob, jak si s tímto problémem poradit je, zvolit předsedu, který je odpovědný za téma, které se projednává, nebo osobu, která dané téma nejlépe zná. Nicméně to nese riziko subjektivity a nedostatek odstupu. A ne každý může být dobrým předsedou.
Porada končí stručnou zpětnou vazbou: je každý s průběhem spokojený? Co šlo dobře a co špatně? Má každý pocit, že je dostatečně dobře informován nebo má někdo pocit, že ho převálcovali nebo že s ním nebylo jednáno fér? Je lepší, aby se všechny obavy lidí probraly teď a ne až když odejde polovina týmu s tím, že jsou dotčení.
Porada potřebuje dobrého předsedu, protože
• někdo musí zajistit, že každý má možnost promluvit, když má co říci. A zastavit ty, co nemají, co říci, a jen opakují to, co už bylo až do nejmenšího detailu projednáno – začínají obávaným „Jak už kolega řekl …“
• někdo musí zajistit, že diskuze zůstane férová a faktická, a že nikdo nikoho nesekýruje.
• někdo musí být odpovědný za dosažení cílů každého bodu – získání informací, diskuze a rozhodnutí, které zahrnují – a vést diskuze podle toho. Pokud je čistě informativní, diskuze není potřeba. Pokud je o výměně názorů, není třeba dosáhnout shody. Pokud je třeba dospět k rozhodnutí, musí se výsledek jasně zaznamenat, aby nedošlo k nedorozumění.
• někdo musí sledovat čas. Pokud je na každý bod vyměřen čas, je jej třeba dodržet. Pokud je třeba, aby porada skončila v určitou dobu, každý musí být v tu dobu připraven – nelze nechat polovinu programu neprojednanou.
Všechny tyto úkoly má na starosti předseda. Je velmi důležité, aby byla tato osoba připravená, aby se dosáhlo úspěšného konce porady. Předseda musí vědět, co je co – což je možné pouze tehdy, pokud je dobře informovaný. Jediný způsob, jak si s tímto problémem poradit je, zvolit předsedu, který je odpovědný za téma, které se projednává, nebo osobu, která dané téma nejlépe zná. Nicméně to nese riziko subjektivity a nedostatek odstupu. A ne každý může být dobrým předsedou.
Porada končí stručnou zpětnou vazbou: je každý s průběhem spokojený? Co šlo dobře a co špatně? Má každý pocit, že je dostatečně dobře informován nebo má někdo pocit, že ho převálcovali nebo že s ním nebylo jednáno fér? Je lepší, aby se všechny obavy lidí probraly teď a ne až když odejde polovina týmu s tím, že jsou dotčení.
Pokračování
Předseda někoho potřebuje, aby udělal zápis: není možné vést dobře poradu a zároveň dělat poznámky.
Zápis není od toho, aby se proděravěl a založil; je od toho, aby si lidé přečetli, co se probíralo nebo rozhodlo, a zkontrolovalo se, komu byl jaký úkol přidělen. Konec konců, lidé si často nejsou jisti, nebo se nemohli porady zúčastnit. Zápis tedy shrnuje fakta a nic víc. Kdo co řekl, proč a jak není často důležité.
Zápis může často posloužit na začátku další porady, aby se zkontrolovalo, zda lidé provedli úkoly, které jim byly minule přiděleny.
A když jim posíláte zápis, můžete je pozvat na další poradu …
Zdroj obrázků: www.aboutpixel.de
Předseda někoho potřebuje, aby udělal zápis: není možné vést dobře poradu a zároveň dělat poznámky.
Zápis není od toho, aby se proděravěl a založil; je od toho, aby si lidé přečetli, co se probíralo nebo rozhodlo, a zkontrolovalo se, komu byl jaký úkol přidělen. Konec konců, lidé si často nejsou jisti, nebo se nemohli porady zúčastnit. Zápis tedy shrnuje fakta a nic víc. Kdo co řekl, proč a jak není často důležité.
Zápis může často posloužit na začátku další porady, aby se zkontrolovalo, zda lidé provedli úkoly, které jim byly minule přiděleny.
A když jim posíláte zápis, můžete je pozvat na další poradu …
Zdroj obrázků: www.aboutpixel.de