Rady a Tipy

Členové vašeho projektového týmu jsou v různých zemích po celém světě, všichni mají nabitý program, termíny musí být dodrženy, rozpočet je těsný a přesto se zkrátka nemůžete obejít bez občasné konference. Pak zbývá jediné řešení: webové konference, rovněž označované jako on-line porady.

Co jsou webové konference?

On-line schůze probíhá ve virtuálním prostoru. Všichni účastníci mohou zůstat sedět u svých stolů a přesto přímo hovořit se svými kolegy po celém světě, v reálném čase. Probírané dokumenty už se nepokládají na konferenční stůl ani nepromítají na obrazovku, ale mají je na ploše (prostřednictvím Internetu).

Diskuze probíhá za použití telekonference nebo on-line chatu.

Jaké jsou výhody on-line porady?

Uspořádat on-line poradu je mnohem jednodušší než osobní setkání. Není už zapotřebí počítat s časem stráveným na cestě, pouze s dobou trvání vlastní debaty. Tím pádem je jednodušší najít čas, kdy mají všichni volno, a porady lze uspořádat s krátkým předstihem - projekt se zbytečně neprotahuje. Žádné přesčasy, žádné náklady na diety - ani nemluvě o cestovních výdajích a ubytování. Dokonce i krátké průběžné porady, pro něž by se osobní setkání nikdy nevyplatilo, jsou nyní možné - ať už je počet účastníků jakýkoli.

Ale to ještě zdaleka není všechno: na on-line schůzi nejenže můžete předkládat dokumenty, ale také na nich společně s ostatními účastníky pracovat a okamžitě provádět změny, na nichž jste se dohodli, nebo aktualizovat údaje. To znamená, že všichni znají aktuální stav věcí, z něhož mohou vycházet při další diskusi. Protože přípravy lze provést rychleji, je méně problémů. To zvyšuje vaši efektivitu - a nejrychlejší firmy porážejí konkurenci v závodě o získávání nových zákazníků.

Jak on-line schůze funguje?

Veškerá technologie, kterou potřebujete, je počítač s přístupem na Internet a telefon nebo sluchátka!

Máte dvě možnosti: buď zaplatíte poplatek za používání externího serveru poskytovatele webových konferencí (hostitelská služba) nebo si koupíte licence a nainstalujete software pro webové konference na svůj firemní server (interní). Toto řešení si většinou volí větší společnosti, kde se on-line schůze pořádají často a bezpečnost je velmi důležitá.

Co dál? Hostitel pozve účastníky na webovou konferenci prostřednictvím e-mailu obsahujícího odkaz - virtuální umístění porady - a přístupový kód. Když nadejde čas porady, účastníci se pomocí tohoto kódu přihlásí do konference. V okně na ploše pak uvidí hostitelovu obrazovku a mohou sledovat, co se na ní děje (sdílení plochy). Většinou mají dokonce i přístup k hostitelově myši a klávesnici a mohou společně pracovat na dokumentech a souborech. V průběhu schůze je rovněž možné přepnout na počítač jiného účastníka. Každá služba nabízí různé doplňkové funkce, například simultánní překlad nebo nahrávání.

Jsou on-line porady bezpečné?

Výměna dat je obvykle zabezpečena pomocí 128bitového kódování SSL, ale někteří poskytovatelé nabízejí i vyšší standard.

Kolik on-line porada stojí?

To záleží na poskytovateli a zvoleném řešení: zda si vyberete jednoduchou licenci či firemní licenci pro větší společnost nebo dáte přednost paušálu či účtování dle počtu účastníků a minut.

Na Internetu najdete i zkušební verze zdarma, i když ty mají většinou omezené funkce a fungují jen po určitou dobu.



Image source: ©