Rady a Tipy
Zdvořilá odmítnutí
Je samozřejmé, že nikdo nemůže říkat na všechno ano. A i když si svůj
rozvrh dobře naplánujete, občas se může stát, že nejste schopni splnit
nějaký závazek. Ale jak něco odmítnout či zrušit, aniž byste druhé
naštvali?
"Moc se omlouvám, ale…": v každodenním pracovním životě se lze těžko vyhnout příležitostnému odmítnutí. A je samozřejmě velmi důležité nehladit klienty či obchodní partnery proti srsti: chcete si s nimi přece udržet dobrý pracovní vztah i do budoucna. Je tedy zapotřebí taktu a citlivosti.
"Moc se omlouvám, ale…": v každodenním pracovním životě se lze těžko vyhnout příležitostnému odmítnutí. A je samozřejmě velmi důležité nehladit klienty či obchodní partnery proti srsti: chcete si s nimi přece udržet dobrý pracovní vztah i do budoucna. Je tedy zapotřebí taktu a citlivosti.
Odmítání pozvánek
Pozvánky si vždy zaslouží odpověď - co nejdříve. Jakmile se rozhodnete, není důvod odpověď odkládat. Pokud ještě není jistá, zda se váš vedoucí bude moci zúčastnit, kontaktujte je i tak a zeptejte se, zda můžete účast závazně potvrdit později. Vaši hostitelé to ocení, protože jim pomůžete při plánování.
Odmítnutí či přijetí pozvánky nemusí být příliš vědecké. Zorganizovat nějakou akci je dřina a lidé jsou rádi, když se jim za ni dostane trochy uznání. Jak tedy odpovědět za svého šéfa, když je pozván jako řečník na konferenci, ale nebude se moci zúčastnit? "Velice děkuji za pozvání. Mé pracovní povinnosti mi však bohužel nedovolují se zúčastnit." Proti této formulaci se nedá nic namítnout, ale je poněkud nudná. "Děkuji, že jste mě pozvali, abych promluvil na vaší konferenci. Jsem velmi rád, že vás můj názor na toto téma zajímá natolik, že chcete, abych se o něj na konferenci podělil. S o to větším politováním musím však vaši pozvánku odmítnut, protože v daný den budu na služební cestě v zahraničí. Snad to vyjde příště? Doufám, že za mě brzy najdete náhradu a že celá akce proběhne ke spokojenosti vás i vašich hostů." To zní uvolněněji a osobněji. Tento příklad zároveň ukazuje, co by odmítnutí mělo obsahovat: vaši lítost, pádný důvod a přání všeho nejlepšího pro celou akci. Pokud odmítáte pozvání na oslavu narozenin, firemního výročí a podobně, je samozřejmě na místě také blahopřání.
Pokud není dostatek času, můžete je v případě nutnosti informovat i e-mailem, faxem či telefonicky: v každém případě je to lepší než neodpovědět vůbec. V takovém případě byste ale měli ještě poslat poštou formální odpověď s omluvou.
Když vás tlačí čas…
Bez ohledu na to, jak dobře naplánujete šéfův rozvrh, někdy do toho zkrátka něco přijde. Oznamte to zainteresovaným osobám co nejdříve - počítají s tou schůzkou, připravují se na ni a možná si už dokonce rezervovali letenku nebo hotelový pokoj. V takovém případě je slušností poskytnout jim čas, aby mohli své plány změnit.
Pokud musíte zrušit schůzku krátce dopředu, například když váš šéf náhle onemocní nebo uvízne v dopravní zácpě, je samozřejmé, že byste se rovněž měli co nejdříve ozvat. Zpoždění se také můžete vyhnout tím, že ponecháte mezi schůzkami časové mezery, místo abyste je domluvili hned po sobě.
Ať už je důvod zrušení schůzky jakýkoli, pokud ji lze přesunout, měli byste okamžitě navrhnout náhradní termín. Tím dáváte najevo, jak je schůzka pro vašeho šéfa důležitá. A samozřejmě se musíte omluvit a vysvětlit, proč je schůzka zrušena či přesunuta.
Bez ohledu na to, jak dobře naplánujete šéfův rozvrh, někdy do toho zkrátka něco přijde. Oznamte to zainteresovaným osobám co nejdříve - počítají s tou schůzkou, připravují se na ni a možná si už dokonce rezervovali letenku nebo hotelový pokoj. V takovém případě je slušností poskytnout jim čas, aby mohli své plány změnit.
Pokud musíte zrušit schůzku krátce dopředu, například když váš šéf náhle onemocní nebo uvízne v dopravní zácpě, je samozřejmé, že byste se rovněž měli co nejdříve ozvat. Zpoždění se také můžete vyhnout tím, že ponecháte mezi schůzkami časové mezery, místo abyste je domluvili hned po sobě.
Ať už je důvod zrušení schůzky jakýkoli, pokud ji lze přesunout, měli byste okamžitě navrhnout náhradní termín. Tím dáváte najevo, jak je schůzka pro vašeho šéfa důležitá. A samozřejmě se musíte omluvit a vysvětlit, proč je schůzka zrušena či přesunuta.
Když byl druhý kandidát lepší
Když je zveřejněna nabídka práce, obvykle se přihlásí několik lidí. To znamená, že kromě jednoho je budete muset všechny odmítnout.
Nezapomeňte, že váš dopis bude pro příjemce velkým zklamáním, s tím nic nenaděláte. Můžete však dát najevo, že s ním soucítíte, tím že ho neodbudete jen pár slovy. Není potřeba zmiňovat, že danou práci získal někdo jiný - to je zřejmé. Vyhněte se prázdným frázím, ale nezabíhejte do přílišných podrobností. K čemu je dobré uchazečce říkat, že skončila jako druhá? Je to chabá útěcha - a tím víc ji bude mrzet, že neuspěla.
Poděkujte jí, za její zájem a vyjádřete lítost nad tím, že jste ji museli zamítnout. Zdůrazněte, jak těžké to bylo rozhodování. Nakonec jí popřejte vše dobré do budoucna - to zkrátka patří k dobrému tónu.
Možná vám pomůže stručný příklad: "Velice vám děkujeme za vaši žádost. Nečekali jsme, že o toto místo projeví zájem tolik uchazečů. Naše rozhodování tak bylo velmi obtížné. Místo může dostat jen jeden kandidát a všechny ostatní musíme zklamat. Není to lehký úkol, ale nemůžeme se mu vyhnout. Nepovažujte to prosím za hodnocení vaší osoby, ale musíme vám bohužel oznámit, že jste nebyla vybrána. Doufáme, že se tím nenecháte odradit a brzy najdete místo v jiné společnosti."
Když je zveřejněna nabídka práce, obvykle se přihlásí několik lidí. To znamená, že kromě jednoho je budete muset všechny odmítnout.
Nezapomeňte, že váš dopis bude pro příjemce velkým zklamáním, s tím nic nenaděláte. Můžete však dát najevo, že s ním soucítíte, tím že ho neodbudete jen pár slovy. Není potřeba zmiňovat, že danou práci získal někdo jiný - to je zřejmé. Vyhněte se prázdným frázím, ale nezabíhejte do přílišných podrobností. K čemu je dobré uchazečce říkat, že skončila jako druhá? Je to chabá útěcha - a tím víc ji bude mrzet, že neuspěla.
Poděkujte jí, za její zájem a vyjádřete lítost nad tím, že jste ji museli zamítnout. Zdůrazněte, jak těžké to bylo rozhodování. Nakonec jí popřejte vše dobré do budoucna - to zkrátka patří k dobrému tónu.
Možná vám pomůže stručný příklad: "Velice vám děkujeme za vaši žádost. Nečekali jsme, že o toto místo projeví zájem tolik uchazečů. Naše rozhodování tak bylo velmi obtížné. Místo může dostat jen jeden kandidát a všechny ostatní musíme zklamat. Není to lehký úkol, ale nemůžeme se mu vyhnout. Nepovažujte to prosím za hodnocení vaší osoby, ale musíme vám bohužel oznámit, že jste nebyla vybrána. Doufáme, že se tím nenecháte odradit a brzy najdete místo v jiné společnosti."